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Wie haben wir bei der letzten Prozessfähigkeitsuntersuchung überprüft, ob der Prozess beherrscht ist?

Qualifizierungsmatrix

Kennen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter? Wissen Sie, welche dieser Fähigkeiten zur Umsetzung Ihres Geschäftsprozesses notwendig sind? Mit der Qualifizierungsmatrix (auch Skill-Matrix genannt) hat man ein einfaches Werkzeug, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter darzustellen und zu überwachen.

Eine Qualifizierungsmatrix wird häufig eingesetzt, um in der Produktion darzustellen, welcher Mitarbeiter welche Arbeitsschritte durchführen kann. Damit kann dann die Rotation der Mitarbeiter durch die verschiedenen Arbeitsschritte gesteuert werden.Oft wird dann auch die Bezahlung gemäß der Fähigkeiten, meist kombiniert mit der Arbeitsleistung, geregelt.

Man kann die Qualifizierungsmatrix aber auch generell einsetzen, um darzustellen, welche benötigten Fähigkeiten mit welchen Ressourcen abgedeckt werden. Es ist sogar möglich, auch Vertreterregelungen in die Matrix mit aufzunehmen.

Wie geht man vor?

Zuerst muss man die Fähigkeiten der Mitarbeiter auflisten. Dazu gibt es prinzipiell zwei Wege:

Ich bevorzuge die zweite Möglichkeit, da man sich dort auf das Notwendige, und nicht auf das Verfügbare konzentriert. Wenn man also alle Fähigkeiten aufgelistet hat, die für den Geschäftsprozess notwendig sind, trägt man in die Matrix ein, welche Mitarbeiter in welchem Maß über diese Fähigkeiten verfügen. Ich habe das in einer vierstufigen Darstellung gemacht:

Was passiert mit den nicht benötigten Fähigkeiten?

Als erstes muss man sich darüber klar sein, dass es zwar schön für den Mitarbeiter ist, wenn er solche Fähigkeiten hat, dass diese aber für den Geschäftsprozess keine Rolle spielen. Ich würde solche Fähigkeiten nicht in die Matrix aufnehmen, sie aber an anderer Stelle auflisten, da sie bei einem Arbeitsplatzwechsel des Mitarbeiters im Unternehmen durchaus wichtig sein können. Beispiel: ein Mitarbeiter beherrscht die Französische Sprache. Diese Fähigkeit ist für den Geschäftsprozess nicht notwendig und wird nicht in die Matrix aufgenommen. Wenn der Mitarbeiter aber in ein Französisches Werk wechseln würde, wäre diese Fähigkeit äußerst wichtig.

Die Vertreterregelung

Eine Vertreterregelung kann man recht einfach in die Matrix einbauen. Ich habe den Hauptverantwortlichen für eine Fähigkeit mit drei Zellen und seine Vertreter mit zwei Zellen markiert. Damit eignet sich die Matrix auch als Aushang innerhalb der Abteilung, wo jeder sehen kann, wer welche Fähigkeiten hat und wer für was zuständig ist. Die Vertreterregelung ist damit automatisch gegeben und muss nicht extra geregelt werden.

Auswertungen der Matrix

Prinzipiell gibt es zwei Lesearten der Matrix:

Bei der Auswertung nach Fähigkeiten wird beurteilt, welche benötigten Fähigkeiten mit welchen Ressourcen belegt sind. Die typische Frage ist: Habe ich für diese benötigte Fähigkeit genügend und ausreichend ausgebildetes Personal?

Bei der Auswertung nach Mitarbeiter wird beurteilt, ob der Mitarbeiter für seine Tätigkeiten in der Abteilung ausreichend qualifiziert ist. Die typische Frage ist: Welche Schulungen benötigt der Mitarbeiter? Damit ist die Qualifizierungsmatrix eine Quelle für den Schulungsplan.

Eine weitere Leseart ergibt sich über die Vertreterregelung. Hier sind typische Fragen: Habe ich für jede benötigte Fähigkeit mindestens einen Hauptverantwortlichen? Habe ich für jede benötigte Fähigkeit mindestens einen Vertreter?

Aktualisierungen

Wenn die Qualifizierungsmatrix in einer Abteilung ausgehängt ist, kann sie mit jeder Statusänderung aktualisiert werden. So kann z.B. nach einer erfolgreichen Schulung der Status eines Mitarbeiters handschriftlich im Aushang geändert werden. Damit wird dieser Aushang ein lebendes Dokument. Ich empfehle diese Vorgehensweise.

Minimalanforderung ist, dass die Matrix jährlich aktualisiert wird.

Zusammenfassung

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